Desde que descubrí el concepto de Sistema de gestión de ideas, me tiene apasionado. Es una de esas cosas que existen desde hace más tiempo del que pensamos, y que no tiene la publicidad que se merece. El hecho es que estos sistemas bien aplicados pueden ser un impulso increíble para la innovación de las empresas.

Los sistemas de gestión de ideas pueden ayudar a que esa frescura e innovación natural que caracteriza a las start up, retorne a las empresas. Grandes, medianas o pequeñas, sin importar que ya sean un tanto “dinosaurias” .

La definición más formal de sistema de gestión de ideas sería “un sistema administrativo para la recolección, juicio y compensación de ideas que aportan los empleados en el seno de una organización”

 

Los sistemas de gestión de ideas, en cristiano, por favor

Como la definición es un tanto académica, os pondré el más simple y antiguo de los ejemplos, el buzón de sugerencias. Es muy sencillo. Se trata de un sistema que recoge ideas de los empleados. Las ideas después son analizadas por algún comité o departamento. Y en ocasiones se generan recompensas para los usuarios.

Ni que decir tiene que el buzón de sugerencias es el más básico de los sistemas de gestión de ideas, y que incluso puede llegar a ser contraproducente en términos de innovación. No obstante nos sirve para entender la definición.

El acrónimo del sistema de gestión de ideas o de la innovación es SMI, que viene del inglés “System for Managing ideas”.

 

¿Es importante contar con un sistema de gestión de ideas en la empresa?

En mi opinión, la implantación de un SMI puede ser de gran importancia para una organización por dos razones.

Primera, porque se pueden generar una innovación incremental que genere ahorros o ganancias para contribuir a la cuenta de resultados. Y segunda porque puede ser fuente de motivación para incrementar la creatividad y el comportamiento innovador de los empleados.

Cuanto mayor tamaño tenga una organización, mayor será la importancia de la existencia de un SMI. Sin un sistema que promueva los intercambios de información y canalice los esfuerzos de innovación, la asunción de que la innovación solo puede darse en las start ups, será cierta.

Es más, Getz y Robinson, autores muy versados en esta materia, afirman que la existencia de un SMI bien diseñado puede suponer “descubrir rápidamente los problemas, antes que provoquen disfunciones, multiplicando así las ocasiones de mejorar, incluso cambiar rápidamente”. También permite “recoger y realizar al menos 20 ideas por empleado y por año y ahorrar más de 5.000 € por empleado, sin contar con otras ventajas como el aumento de los beneficios, de la calidad y de la seguridad”.

 

Tierra llamando a Thinkernautas

Hasta aquí el mundo de la teoría, pero la realidad es bien distinta. A pesar de las grandes ventajas que pueden aportar los SMI, hay pocas empresas que los hayan desarrollado o los que tienen, son muy básicos.

Es más, un gran número de empresas tienen mecanismos internos que requieren seguir los procedimientos operacionales establecidos y que restringen la experimentación con nuevos métodos.

Además, la mera existencia de un sistema de gestión de ideas, no asegura ni la participación de los empleados ni la calidad de las ideas presentadas.

De hecho, a pesar de los beneficios potenciales, los casos de sistemas altamente efectivos son escasos. Es más una vez recibidas las ideas, muchas de ellas nunca son puestas en práctica por la incredulidad en el proceso y la falta de compromiso.

 

¿Cómo conseguir que los sistemas de gestión de ideas sean un éxito?

Primero debemos tener en cuenta que las funciones principales de un buen sistema de gestión de ideas deben ser:

  • Animar la producción de ideas
  • Implantar las ideas
  • Promover el reconocimiento de las ideas.

A través de diversos estudios cualitativos se han distinguido los 6 principios clave de los sistemas de gestión de ideas:

1. Implicación de la dirección

Como siempre es fundamental que la alta dirección de la empresa se comprometa con la innovación para que el sistema funcione. Está claro que si a mi jefe no le importa un comino…a mí ¿por qué me va  a importar?

Y ¿cómo se demuestra que  la dirección está implicada? Hay cuatro  puntos fundamentales:

  • Los objetivos de los mandos intermedios y del personal en general deben estar alineados con los objetivos del sistema de gestión de ideas.
  • La dirección debe participar activamente del sistema de reconocimiento. Asistiendo a los eventos, agradeciendo personalmente a los trabajadores que presentan ideas o apadrinando ideas.
  • Teniendo reuniones habituales y recurrentes con las personas que proponen e implantan las mejores innovaciones.
  • Revisando las ideas que se presentan. Que además es un perfecto ejercicio para saber cuáles son los problemas reales de la empresa. Recordemos que la innovación suele partir de las necesidades/problemas más acuciantes de la compañía.

2. implicación de los mandos intermedios

Los mandos intermedios tienen una importancia crucial en las empresas. No olvidemos esa frase tan conocida “ no te vas de un trabajo, te vas de tu jefe”.

Igualmente si los mandos intermedios tienen parte de sus objetivos fijados alrededor de la innovación, y están adecuadamente formados para poder catalizar las innovaciones de sus equipos harán que el comportamiento innovador individual de cada empleado sea mayor y más efectivo.

 

3. Feedback rápido

No hay nada peor que pensar una idea y meterla en el sistema con toda tu ilusión y que luego, tres meses después todavía no tengas noticia. Gestionar el feedback para todas las ideas presentadas es crucial para mantener la motivación.

Si el sistema de gestión de ideas es de tipo buzón de sugerencias o concurso de ideas, en los que un jurado o un comité de expertos evalúan todas las ideas, lo que suele pasar es que se generan atascos monumentales.

Si se presentan muchas ideas y el comité no está adecuadamente dimensionado, o se reúne una vez al mes, las ideas se morirán por el camino, así como las ganas de participar de los empleados.

Por eso el sistema más adecuado es que sean los supervisores los que revisen todas las innovaciones e incluso decidan si se deben implantar.

 

4. Implantación de las ideas por parte del autor

No hay nada más motivante que ver como una idea que has tenido se implanta y da sus frutos. En realidad sí que hay algo, y es que tú hayas formado parte del proceso de implantación.

Esto que puede parecer una locura a priori, en realidad no es así. Los sistemas más avanzados de gestión de ideas, para proyectos pequeños, ni siquiera requieren del beneplácito del supervisor.

 

5. Reconocimiento

El reconocimiento es una de las cuestiones más importantes a la hora de motivar la participación en los sistemas de gestión de ideas.

Hay empresas que se gastan mucho dinero en recompensar las ideas de los empleados que muchas veces obtienen incluso un porcentaje de los ahorros o beneficios que producen sus ideas. Pues bien, en mi opinión esto es contraproducente.

El reconocimiento va más por algo emocional o simbólico que por el dinero contante y sonante. La participación por dinero desvirtúa las innovaciones y los empleados solo tienen en cuenta las que les parecen más rentables, dejando otras en el tintero que tienen la potencialidad de ser muy importantes.

Además la innovación constante debe ser parte del trabajo, no algo que hago en mis ratos libres si me apetece. Debe ir dentro del sueldo “base” por así decirlo.

6. Atención específica según el tipo de innovación

Como hay diferentes tipos de innovación, los sistemas deben estar atender de diferente manera a cada tipo de innovación:

  • Innovación disruptiva o radical: todos sabemos que las grandes empresas son máquinas de destruir la innovación radical. Y que deben recurrir a conceptos de open innovation para adquirlas. Sin embargo un sistema de gestión de ideas bien llevado puede potenciar este tipo de innovación. Si en la empresa se permiten los fallos y tomar riesgos controlados, si se premian y reconocen las ideas, etc.

 

  • Innovación incremental o mejora continua: esta innovación es fundamental en las empresas. Los sistemas de gestión de la innovación bien llevados pueden potenciar muchísimo este tipo de innovación.

¿Cómo medir el éxito de los sistemas de gestión de ideas?

Implantar cualquier tipo de sistema en una empresa tiene unos costes y no solo económicos. Así que es preciso tener muy en cuenta cuales son los principales indicadores de que un sistema de gestión de la innovación está dando buenos frutos.

Lo más habitual es medir el número de ideas producidas, el número de ideas implantadas, el valor para la empresa de las ideas implantadas (en euros de ahorro o de ganancia).

Y a partir de estas variables obtener indicadores que servirán a la hora de comparar sistemas entre empresas o sectores. Por ejemplo, el número de ideas producidas por empleado, el número de ideas implantadas por empleado o el valor por idea.

Principales indicadores de los sistemas de gestión de ideas Unidades
Nº de ideas presentadas Ideas/año
Nº de ideas implantadas Ideas/año
valor del ahorro de las ideas €/año
Nº de ideas por empleado Ideas/empleado y año
Nº de ideas implantadas por empleado Ideas/empleado y año
VAlor del ahorro por idea €/idea y año
VAlor del ahorro por empleado €/empleado y año

 

En resumen

En realidad sí que conocías los Sistemas de Gestión de ideas pero no sabías como se llamaban.

Introducir uno de estos tipos de Sistemas en tu empresa puede producir muchos beneficios… siempre y cuando la implantación sea la adecuada. Ya que en caso contrario podrías conseguir lo opuesto a lo que pretendes.

¿Hay algún sistema de Gestión de ideas en tu empresa? Déjame un comentario comentándome que tal funciona.

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