Una sesión de brainstorming debería ser un momento inspirador y emocionante. Al finalizar, deberías rezumar energía y estar satisfecho de las geniales ideas que van a cambiar tu vida o tu negocio. Pero no ocurre siempre así.
Hay veces que es complicado avanzar, las ideas no surgen y el grupo se bloquea. O incluso peor, lo que debería ser un momento divertido y creativo, se convierte en una eterna discusión sobre pequeños detalles o lugares comunes.
Por eso el moderador debe estar atento. Porque antes de llegar a este punto, el equipo se suele ir desinflando poco a poco. Y normalmente podemos observar comportamientos concretos que pueden dinamitar nuestra querida reunión.
Los personajes destroza brainstormings
Por hacerlo un poco más divertido, y haciendo una parodia, te voy a describir a los “personajes” que pueden destrozar tu reunión y como “eliminarles”. Por supuesto, es una simplificación, pero como moderador, te servirá para saber detectar estas conductas negativas y poder remediarlas antes que sea demasiado tarde.
El monopolizador
El monopolizador es un tipo con muchas ganas. Es el primero en hablar cada vez que se hace una pregunta. El monopolizador no es malo en sí mismo, pero puede hacer que otras personas aporten menos, porque se vean superadas por la arrolladora personalidad de nuestro personaje.
Al monopolizador no hay por qué pararle los pies… al fin y al cabo, lo que queremos es gente que participe en las dinámicas del brainstorming. Sin embargo, debemos estar atentos al resto de los participantes y asegurarnos que tienen espacio para aportar su visión. Tendremos que preguntarles activamente su opinión.
Si el monopolizador es el jefe, la solución es más complicada. Sobre todo, pasa por recordar que en la reunión hay que desprenderse del cargo. Quitarse el sombrero de jefe y remar todos a una. El momento de decir esto es al explicar la alianza, la inicio del brainstorming.
Si nuestro querido monopolizador empieza a ser un problema, lo mejor es que le demos una tarea. Quizás tomar notas o registrar lo que está pasando le pueden llevar a una escucha activa.
El juzgador
Amigo, este es uno de los mayores enemigos del brainstorming… y aquí hay dos tipos, el que se opone abiertamente. Sin pelos en la lengua. Y el que intenta no oponerse, pero su lenguaje no verbal, es claro… no le gusta lo que se está diciendo.
El juzgador no es mala persona, así que evita acciones radicales como aceite hirviendo sobre su cabeza o palillos entre las uñas. Todos los de mi generación hemos sido educados en el pensamiento crítico, así que hay que entender que a veces nos puede resultar muy complicado no juzgar una idea.
Aun así, hay que atajar cualquier juicio en el momento que se produzca. Con cariño sí, pero inmediatamente. Si no se te puede ir la reunión de las manos. Hay muchas formas de decirlo, pero lo mejor es ser directo y decir algo así “vamos a dejar el juicio de las ideas para la fase de cierre”
También podemos transformarlo en energía positiva. Por ejemplo dicen “ es imposible que llueva en el Shahara” podríamos preguntar “¿y qué pasaría si lloviese?” o “Cómo podríamos conseguir que llueva?”
El aburrido
No me refiero a una persona de las que aburre a las ovejas. No, me refiero a alguien que se está aburriendo. Lo reconocerás fácilmente por su postura. Recostado hacia atrás con piernas y brazos cruzados. Su actitud es distraída y si no actuamos con prontitud, pueden empezar a enseñarnos sus amígdalas en tremendos bostezos.
Hay una versión peor del aburrido y es el “desconectado”. De repente se desconecta del grupo y se conecta a su móvil. Cuidado con estos especímenes porque muchas veces son indicadores de que la energía de la reunión está disminuyendo.
¿Cada vez surgen menos ideas y los aburridos brotan como setas? Es el momento de actuar.
Cambia de dinámica, introduce un ice breaker o hazles bailar la macarena. Lo que sea, pero recuerda uno de los mandamientos más importantes del brainstorming: mantén la diversión.
El malabarista
El malabarista es un genio de la distracción, puede tener ocho pelotas en el aire y empezar a divagar sin despeinare. Este simpático individuo no deja de mear fuera del tiesto.
Es verdad que en esto de la creatividad no hay que poner puertas al campo. Pero tampoco hay que dejar que la deriva nos lleve absolutamente fuera del foco.
En realidad es complicado saber que está dentro del tema y qué está fuera, ya que las fronteras de lo relevante son muy finas. Respecto a estas situaciones te ofrezco dos consejos.
Primero, si dudas si es o no relevante, deja que se propongan las ideas. Nunca sabemos dónde estarán las grandes ideas y el brainstorming no es momento de juzgar
Y segundo, si tienes claro que está absolutamente fuera del foco, tampoco lo censures. Deja constancia de lo que se ha dicho y refléjalo en un post it. Y sin más, dirige la atención hacia el foco con una pregunta o retomando una línea de pensamiento anterior.
El resto de dinamitadores del brainstorming
El ángel: este personaje aparece a veces y entonces todos los demás se callan. Si de repente parece que se agotan las ideas. No pasa nada, es momento de cambiar de dinámica.
El impuntual: este personaje se presenta con más frecuencia de la que te puedes imaginar. Es importante fijar la puntualidad como una de las reglas fundamentales para la reunión.
El hablador: una versión del monopolizador que habla por los codos. Tendrás que utilizar mucho tacto para dirigirlo. Siempre es buena idea utilizar también momentos de trabajo individual para que los habladores callen y los callados tengan un espacio para expresarse.
Los 7 Pecados capitales del moderador
Está muy bien analizar al equipo y estar muy atento a las dinámicas para poder reconducir la reunión si se nos empieza a ir de las manos. Pero creo que no debemos olvidar que el moderador también se puede equivocar.
Si te sirve de consuelo, les pasa a los mejores, y la mejor forma de evitarlo es saber de antemano las trampas que te suelen esperar en los brainstorming. Estos son los 7 pecados capitales que nunca deberías cometer.
Tener una idea:
Has convocado la reunión y llevas tiempo preparándola. Y en ese proceso has tenido varias ideas geniales… ¡error¡ Está bien que como moderador tengas ideas y aportes, pero cuidado, no te enamores de ellas antes de llegar a la sesión, sino conseguirás que todo gire en torno a ti y tus opiniones. Nada deseable en una sesión de brainstorming.
Favorecer el rango:
Hay veces que hacemos más caso a unas personas que a otras, y por supuesto siempre hay que escuchar al jefe. Sí, pero no por ello las ideas de nuestros amigos o nuestros jefes son mejores. Piensa que un brainstorming es como la democracia de las ideas. En la primera fase todas deben tener el potencial de convertirse en la idea escogida. Más adelante habrá que escoger, pero ahora las ideas no pertenecen a su autor, sino al grupo.
Mirar sin ver:
Puede que estés muy emocionado o que hayas cerrado tu sesión milimétricamente y que no estés dedicando tiempo a ver a los participantes. ¿Participan todos? ¿hay gente aburrida? ¿os vais del foco todo el rato? ¿hay constantes interrupciones para calificar las ideas?. Haz algo, cambia de dinámica, recuerda las normas o lo que sea necesario, pero que no sea porque no hayas intentado diferentes posibilidades.
No reforzar positivamente:
Es muy importante dar feedback positivo a todas las aportaciones. Agradece a las personas traer sus ideas a la mesa, especialmente si hay alguna burla o mofa por una ocurrencia extravagante. No te olvides, lo importante en la primera fase del branstorming es la cantidad, solo así obtendrás buenas ideas.
Perder el foco:
Como moderador eres el garante del foco. Seguramente es la parte más complicada de tu papel. Como te decía antes, si os vais mucho, toma nota, agradece la aportación y pasa a lo siguiente.
No preparar la reunión:
Si no te preparas la reunión no va a salir bien. Así de claro. No solo las dinámicas, sino que también es fundamental un buen planteamiento del problema.
Ser demasiado estricto con el foco:
Llos extremos nunca son buenos, y en este caso tampoco. Si defines demasiado por donde tienen que tirar las ideas de los demás… no les reúnas para preguntarles su opinión. Deja que todo el mundo proponga lo que quiera y solo corta cuando las intervenciones sean largas o cuando haya discusiones o juicios a las ideas.
Conclusiones
Ser moderador es complicado y requiere una mezcla de experiencia y preparación de la reunión. Pero bueno aquí tienes unas pautas que te pueden ayudar. Mi consejo general sería que mires a los participantes e intentes que la reunión sea divertida y energética.
No cortes a la gente salvo que sea absolutamente necesario y hazlo siempre en plan positivo y agradeciendo su participación.
